Vorlagen erstellen und verwenden
Vorlagen sorgen dafür, dass wiederkehrende Schreiben einheitlich aufgebaut sind und Akten- oder Profildaten automatisch eingesetzt werden können. Die folgenden Schritte verbinden Einrichtung und tägliche Verwendung.
Vorlage vorbereiten
- Legen Sie Zweck, Zielgruppe und benötigte Ausgabedaten fest.
- Erstellen Sie das Ausgangsdokument im unterstützten Office-Format.
- Fügen Sie Findentity-Felder an den vorgesehenen Stellen ein, zum Beispiel Anschrift, Aktenzeichen oder Ansprechpartner.
- Kennzeichnen Sie Stellen, die der Benutzer später ausfüllen muss.
- Speichern Sie die Vorlage im vorgesehenen Vorlagenbereich und ordnen Sie sie einer verständlichen Gruppe zu.
- Legen Sie fest, welche Profile oder Rollen die Vorlage verwenden dürfen.
- Testen Sie die Vorlage mit einer eigens dafür angelegten Testakte.
Die alte Findentity-Hilfe beschreibt teilweise ältere Word-Vorlagenformate und technische Konfigurationsdateien. Verwenden Sie für neue Vorlagen das in Ihrer installierten Findentity- und Office-Version freigegebene Format.
Screenshot-Empfehlung: Zeigen Sie die Vorlagenverwaltung mit Ordnerstruktur, Vorlagenname und Berechtigungszuordnung. In einem zweiten Bild sollte ein Testdokument mit zwei bis drei markierten Findentity-Feldern zu sehen sein.
Vorlage aus einer Akte verwenden
- Öffnen Sie die richtige Akte und prüfen Sie die Stammdaten.
- Starten Sie die Dokumenterstellung und wählen Sie die passende Vorlage.
- Kontrollieren Sie die automatisch übernommenen Angaben.
- Füllen Sie die vorgesehenen freien Felder aus.
- Prüfen Sie Inhalt, Empfänger, Datum und Aktenzeichen.
- Speichern Sie das fertige Dokument in der Akte.
- Versenden oder drucken Sie es erst nach der fachlichen Freigabe.
Fehlerhafte automatisch eingesetzte Daten sollten möglichst in den Stammdaten korrigiert werden. Eine Korrektur nur im erzeugten Dokument wirkt sich nicht auf spätere Dokumente aus.
Vorlagen ändern
Erstellen Sie vor größeren Änderungen eine nachvollziehbare Sicherung oder neue Version. Prüfen Sie nach Änderungen insbesondere:
- Feldnamen und Datenquelle,
- Seitenumbrüche, Briefkopf und Fußzeilen,
- Verhalten bei leeren oder langen Feldinhalten,
- Ausgabe als Word-Dokument oder PDF,
- Ablage, Dokumenttitel und E-Mail-Versand,
- Zugriff für die vorgesehenen Profile.
Spracherkennung und Formulare
Vorlagen können je nach Einrichtung als Ziel für spracherkannten Text dienen. Bei Formularen muss eindeutig festgelegt sein, in welches Feld Text übernommen wird und wie zwischen Feldern gewechselt wird. Testen Sie diesen Ablauf am Korrekturarbeitsplatz, bevor die Vorlage allgemein bereitgestellt wird.
Häufige Probleme
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Vorlage wird nicht angezeigt | Gruppe, Profilfreigabe, Speicherort und unterstütztes Format prüfen. |
| Aktenfeld bleibt leer | Stammdaten und Feldzuordnung kontrollieren; Test mit einer vollständig gepflegten Akte wiederholen. |
| Falsche Daten werden eingesetzt | Datenquelle und Aktenbezug prüfen; keine Produktivdaten zum Testen verwenden. |
| Layout verschiebt sich | Office-Version, Schriftarten, Drucker-/PDF-Ausgabe und lange Feldinhalte testen. |
| Dokument wird nicht in der Akte gespeichert | Ablageziel, Dokumenttyp und Benutzerrechte kontrollieren. |