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Ambivio – Einstieg und sicherer Arbeitsablauf

Ambivio unterstützt die medizinische Dokumentation mit Spracherkennung, Vorlagen und KI-gestützter Dokumenterzeugung. Diese Anleitung beschreibt einen kontrollierten Standardablauf vom Fall bis zum abgeschlossenen Word- oder PDF-Dokument.

Fachliche Prüfung bleibt erforderlich

Ambivio erzeugt Dokumententwürfe. Medizinische Inhalte, Zahlen, Daten, Körperseiten sowie Akten- und Blattangaben müssen vor dem Abschluss fachlich geprüft werden.

Voraussetzungen​

  • Ambivio-Zugang mit den erforderlichen Rechten
  • passende Dokumentvorlage
  • geklärte und zulässige Informationsquellen
  • geregelter Datenschutz, Berechtigungen und Aufbewahrung

Grundbegriffe​

Fall: Bündelt Dokumente, Informationsquellen, Aufgaben und gegebenenfalls weitere Fälle.

Andere Informationen: Enthält beispielsweise Gespräche, Diktate und Notizen, die für eine Generierung ausgewählt werden können.

Dokument: Basiert auf einer Vorlage mit einzelnen Abschnitten und abschnittsbezogenen Regeln.

1. Fall öffnen oder anlegen​

  1. Öffnen Sie die Fallübersicht.
  2. Wählen Sie einen Fall oder klicken Sie auf Fall hinzufügen.
  3. Prüfen Sie Bezeichnung und Zuordnung.
  4. Öffnen Sie den Fall.

Verwenden Sie möglichst eine eindeutige interne Fallnummer und keine unnötigen personenbezogenen Angaben in Kurzbeschreibungen.

2. Informationsquelle erfassen​

Gespräch oder Diktat​

  1. Klicken Sie auf Patientengespräch oder die vorgesehene Aufnahmefunktion.
  2. Starten Sie die Aufnahme und diktieren Sie klar.
  3. Sprechen Sie Korrekturen ausdrücklich aus.
  4. Beenden und speichern Sie die Aufnahme.
  5. Öffnen Sie die Quelle unter Andere Informationen über Ansehen.

Notiz​

  1. Klicken Sie in Notiz hinzufügen.
  2. Erfassen und prüfen Sie die Information oder Korrekturanweisung.
  3. Klicken Sie auf Senden.

3. Rohtranskription prüfen​

Prüfen Sie vor jeder Dokumentgenerierung insbesondere:

  • Namen und Fachbegriffe;
  • Zahlen, Maße und Bewegungsgrade;
  • Datumsangaben;
  • Körperseite und Lokalisation;
  • Akten- und Blattangaben;
  • Verneinungen und ausdrückliche Korrekturen;
  • unklare oder sinnverändernde Formulierungen.
Fehler nicht weitertragen

Ein Fehler in der Rohtranskription kann in mehrere Dokumentabschnitte übernommen werden. Klären Sie kritische Abweichungen vor der Generierung.

4. Dokument anlegen​

  1. Öffnen Sie Dokumente.
  2. Klicken Sie auf Dokument anlegen.
  3. Wählen Sie die passende Vorlage.
  4. Prüfen Sie Titel, Datum und Abschnitte.

Das Dokument besitzt zunächst den Status Entwurf.

5. Dokument generieren​

  1. Klicken Sie auf Dokument generieren.
  2. Wählen Sie ausschließlich die Quellen für diese Fassung.
  3. Prüfen Sie die Auswahl.
  4. Starten Sie die Generierung.
  5. Warten Sie, bis die Bedienelemente wieder verfügbar sind.
Spätere Korrekturen

Eine spätere Korrektur ersetzt eine frühere Angabe nicht in jedem Abschnitt automatisch. Prüfen Sie nach jeder Generierung das vollständige Dokument.

6. Alle Abschnitte prüfen​

Vergleichen Sie jeden Abschnitt mit den ausgewählten Quellen:

  1. Steht die Information im richtigen Abschnitt?
  2. Wurde eine alte Angabe ersetzt oder zusätzlich fortgeschrieben?
  3. Haben sich nicht betroffene Abschnitte verändert?
  4. Enthält der Entwurf unbelegte Aussagen?
  5. Wurden Bearbeitungsanweisungen als Fachtext ausgegeben?
  6. Wurden noch nicht freigegebene Beurteilungen erzeugt?

Bei komplexen Dokumenten empfiehlt sich zusätzlich ein externer Vergleich mit der vorherigen Word- oder PDF-Fassung.

7. Abschnitt bestätigen​

  1. Prüfen Sie Inhalt und Quellen vollständig.
  2. Klicken Sie am Abschnitt auf die grüne Bestätigungsschaltfläche.
  3. Kontrollieren Sie bei späteren Generierungen, dass der bestätigte Abschnitt unverändert bleibt.

Die Bestätigung ersetzt keine externe Versionierung oder dokumentierte Freigabe.

8. Entwurf exportieren​

Sichern Sie wichtige Zwischenstände vor einer weiteren Generierung:

  1. Öffnen Sie Mehr.
  2. Wählen Sie Exportieren (Word) oder Exportieren (PDF).
  3. Benennen Sie die Datei mit Fallnummer, Dokumentart und Versionsstand.
  4. Legen Sie sie nach dem geltenden Datenschutz- und Ablagekonzept ab.

9. Dokument abschließen​

Abschluss ist endgültig

Nach dem Abschluss können Änderungen nicht mehr gespeichert und keine neuen Inhalte mehr generiert werden.

  1. Prüfen Sie alle Abschnitte und Exporte.
  2. Öffnen Sie Mehr und wählen Sie Dokument abschließen.
  3. Lesen Sie den Warnhinweis.
  4. Bestätigen Sie nur bei vollständiger Freigabe.

Der Status wechselt zu Abgeschlossen. Word- und PDF-Export bleiben verfügbar.

Geeignete Einsatzfälle​

  • einmalige medizinische Dokumententwürfe aus geprüften Quellen;
  • strukturierte Dokumente mit klaren Vorlagen;
  • natürliche Diktate ohne umfangreiche Formatierungsbefehle;
  • Abläufe mit konsequenter fachlicher Prüfung.

Nur nach betreutem Pilot​

Ein Pilot ist erforderlich, wenn:

  • mehrere zeitlich getrennte Diktate ein Dokument fortschreiben;
  • frühere Angaben gezielt ersetzt werden müssen;
  • exakte Zahlen, Körperseiten oder Blattangaben entscheidend sind;
  • Alt-/Neu-Vergleich, Quellenbezug oder dokumentierte Freigabe benötigt werden;
  • vorhandene MP3-, WAV-, DSS- oder DS2-Dateien importiert werden sollen.

Wenden Sie sich in diesen Fällen vor Verkauf oder Einführung an die Thax-Projektberatung.

Häufige Fragen​

Kann nur ein Abschnitt neu generiert werden?​

Eine Anweisung, nur einen Abschnitt zu ändern, ist keine sichere technische Sperre. Prüfen Sie das gesamte Dokument.

Gibt es einen sichtbaren Alt-/Neu-Vergleich?​

In der geprüften Oberfläche war kein vollständiger Vergleich früherer und neuer Fassungen verfügbar. Exportieren und vergleichen Sie wichtige Zwischenstände extern.

Kann ein abgeschlossenes Dokument bearbeitet werden?​

Nein. Lokale Eingaben können kurz sichtbar sein, werden aber nicht gespeichert. Erstellen Sie für Änderungen eine neue Dokumentfassung.

Können vorhandene Audiodateien importiert werden?​

Importweg und Dateiformate müssen für die jeweilige Einrichtung geprüft werden. Klären Sie MP3, WAV, DSS und DS2 vor dem Angebot verbindlich.

Weiterführende Anleitungen​