Ambivio – Prompts und Dokumentvorlagen erstellen und prüfen
Mit einer Dokumentvorlage legen Sie fest, welche Informationen Ambivio aus einem Gespräch, Diktat oder einer Notiz übernehmen soll. Ein Prompt beschreibt die Aufgabe eines einzelnen Feldes. Gute Vorlagen liefern nachvollziehbare Entwürfe und machen fehlende oder unklare Angaben sichtbar.
Prüfstand: Diese Anleitung ist ein Entwurf. Prüfen Sie neue Vorlagen zunächst mit fiktiven Beispielen. Die untenstehenden Prompts müssen vor dem regulären Einsatz an den konkreten Ablauf angepasst und getestet werden.
Voraussetzungen
- Zugriff auf die Vorlagenverwaltung und ausreichende Bearbeitungsrechte
- geklärte Dokumentart und freigegebene Informationsquellen
- ein Beispiel für das gewünschte Ergebnis
- eine gesicherte bisherige Vorlage oder eine separate Testvorlage
- ein Verantwortlicher für die inhaltliche Abnahme
Medizinische Vorlagen werden durch den fachlich zuständigen Arzt geprüft. Verwenden Sie für den ersten Test keine echten Patienten- oder Kundendaten.
1. Das Ergebnis festlegen
Beschreiben Sie zunächst, was das fertige Dokument leisten soll: beispielsweise ein Gespräch zusammenfassen, eine Aussage erhalten oder einen Bedienungsablauf erklären.
Legen Sie danach die benötigten Felder fest. Ein Feld erhält eine eindeutige Aufgabe. Für eine Gesprächsnotiz könnten das Anlass, besprochene Punkte, Entscheidungen und offene Fragen sein.
| Festlegung | Beispiel |
|---|---|
| Eingabe | ausgewähltes Gespräch und ergänzende Notiz |
| Aufgabe | ausdrücklich vereinbarte nächste Schritte erfassen |
| Ausgabe | kurze Liste mit Aufgabe, Zuständigem und Termin |
| Fehlende Angabe | „nicht genannt“ |
| Grenze | keine Zuständigkeiten oder Termine erfinden |
2. Vorlage und Feld vorbereiten
- Öffnen Sie die Vorlagenverwaltung in Ambivio.
- Verwenden Sie eine separate Testvorlage oder sichern Sie den bisherigen Stand, bevor Sie Änderungen vornehmen.
- Öffnen Sie den zu bearbeitenden Abschnitt.
- Prüfen Sie Überschrift, Elementtyp, Systemschlüssel und vorhandenen Prompt.
- Klären Sie bei wiederverwendeten Abschnitten, welche anderen Vorlagen von einer Änderung betroffen sein können.
Die genaue Anordnung der Bedienelemente hängt vom verfügbaren Vorlageneditor ab. Ändern Sie einen Systemschlüssel nicht nur deshalb, weil die sichtbare Überschrift anders lauten soll: Der Schlüssel kann in einer Word-Ausgabevorlage verwendet werden.
3. Einen Feld-Prompt schreiben
Ein Feld-Prompt beantwortet fünf Fragen:
- Welche Aufgabe soll erledigt werden?
- Welche Informationen dürfen verwendet werden?
- Welche Angaben müssen erhalten bleiben?
- Was soll bei fehlenden oder widersprüchlichen Angaben geschehen?
- Wie soll die Ausgabe aussehen?
Für längere Anweisungen können Sie beschriftete Blöcke verwenden. Die Klammern gliedern den Text; sie garantieren keine technische Prüfung.
Eigener Beispielprompt für nächste Schritte:
<Aufgabe>
Erstelle die Liste der ausdrücklich vereinbarten nächsten Schritte.
</Aufgabe>
<Quellen>
Verwende nur die für dieses Dokument ausgewählten Informationen.
</Quellen>
<Regeln>
Übernimm nur tatsächlich vereinbarte Aufgaben.
Unterscheide Vorschläge von beschlossenen Aufgaben.
Erfinde keine Zuständigen, Fristen oder Zusagen.
Schreibe bei einer fehlenden Zuständigkeit oder Frist: nicht genannt.
Kennzeichne widersprüchliche Angaben als Klärungsbedarf.
</Regeln>
<Ausgabe>
Eine Zeile je Aufgabe:
Aufgabe | Zuständiger | Termin
Wenn keine Aufgabe vereinbart wurde: Keine nächsten Schritte genannt.
</Ausgabe>
Beginnen Sie möglichst einfach. Ergänzen Sie eine Regel, wenn ein konkreter Test zeigt, was noch fehlt. Entfernen Sie widersprüchliche oder doppelte Anweisungen.
4. Den Erhaltungsgrad bestimmen
Eine wortgetreue Aussage, eine bereinigte Mitschrift und eine Zusammenfassung erfüllen unterschiedliche Zwecke.
| Gewünschtes Ergebnis | Zulässige Bearbeitung |
|---|---|
| Wortgetreue Aussage | Wortlaut erhalten; unverständliche Stellen markieren |
| Bereinigte Mitschrift | vereinbarte Fülllaute oder reine Wiederholungen entfernen; Bedeutung erhalten |
| Zusammenfassung | kürzen und ordnen, ohne neue Tatsachen einzufügen |
Eigener Beispielprompt für eine bereinigte Selbstaussage:
Gib die Selbstaussage in der ursprünglichen Perspektive wieder.
Erhalte ihre Bedeutung, Verneinungen, Unsicherheiten und zeitlichen Angaben.
Entferne nur Fülllaute und reine wortgleiche Wiederholungen ohne Zusatzinformation.
Ergänze keine fachliche Interpretation oder Diagnose.
Markiere unverständliche Stellen mit [unklar].
Kennzeichne das Ergebnis als sprachlich bereinigte Selbstaussage.
Für eine tatsächlich wortgetreue Dokumentation müssen die Bereinigungsregeln entfallen. Eine bearbeitete Mitschrift darf nicht als unverändertes Originalzitat bezeichnet werden.
5. Schreibweisen und Tabellen regeln
Geben Sie gewünschte Formate eindeutig an, etwa TT.MM.JJJJ für ein vollständig genanntes Datum. Definieren Sie bei Zahlen die Einheit und die gewünschte Darstellung. Fehlende Bestandteile dürfen nicht automatisch ergänzt werden.
Eigener Beispielprompt für eine Tabelle:
Übertrage die ausdrücklich genannten Messwerte in eine Tabelle.
Spalten: Bezeichnung | Wert | Einheit | Zeitpunkt.
Erhalte Zahlen und Einheiten aus der Quelle.
Schreibe bei fehlenden Angaben: nicht genannt.
Bei widersprüchlichen Werten nenne beide mit ihrem Kontext und markiere Klärungsbedarf.
Berechne oder schätze keine zusätzlichen Werte.
Gib keine fehlende Angabe als unauffälligen Normalbefund aus.
Wenn ein Dokument feste Erklärungstexte benötigt, trennen Sie diese von den variablen Werten. Fachliche Normwerte und Berechnungen müssen gesondert geprüft werden. Ein Prompt ersetzt keine validierte Berechnung.
6. Mit ausgewählten Quellen generieren
- Speichern Sie die Testvorlage.
- Erfassen Sie eine kurze, fiktive Eingabe mit vorher festgelegtem Soll-Ergebnis.
- Legen Sie ein Dokument mit der Testvorlage an.
- Wählen Sie nur die Quellen, die zu diesem Test gehören.
- Starten Sie die Generierung.
- Vergleichen Sie jedes Feld mit den Quellen und dem Soll-Ergebnis.
Achten Sie auf unbelegte Ergänzungen, ausgelassene Verneinungen, falsche Zahlen, vertauschte Zeitangaben und Informationen im falschen Feld. Wiederholen Sie wichtige Tests: Auch bei identischer Anweisung können Ergebnisse variieren.
7. Einzelne Inhalte nachbearbeiten
- Sichern Sie bei wichtigen Dokumenten zuerst den bisherigen Stand.
- Wählen Sie das betroffene Feld beziehungsweise den zu bearbeitenden Text.
- Formulieren Sie eine klar begrenzte Änderung.
- Kontrollieren Sie danach den geänderten Inhalt und die übrigen Felder.
Beispiel für eine reine Darstellungsänderung:
Wandle den ausgewählten Text in eine kurze Aufzählung um.
Erhalte alle Zahlen, Verneinungen, Einschränkungen und Zeitangaben.
Füge keine neuen Informationen hinzu.
Das Webinar beschreibt sprachliche Nachbearbeitung des aktiven Feldes. Welche Funktion dafür in Ihrer Oberfläche vorgesehen ist, muss für Ihren Zugang geprüft werden. Falls sie nicht verfügbar ist, korrigieren Sie den Text im Editor und kontrollieren Sie das Ergebnis.
Eine Anweisung, nur ein Feld zu ändern, ist keine nachgewiesene technische Sperre für andere Felder.
8. Selbstkorrekturen besonders prüfen
Eine Aussage wie „Termin am Dienstag – nein, ich meine Mittwoch“ soll nach einer eindeutigen Korrektur nur den richtigen Termin ergeben. Prüfen Sie, ob beide Varianten im Ergebnis stehen geblieben sind.
Eigene ergänzende Regel:
Übernimm bei einer eindeutigen Selbstkorrektur die abschließend bestätigte Angabe.
Wenn nicht klar ist, ob eine frühere Angabe ersetzt oder ein zusätzlicher Wert genannt wird,
markiere Klärungsbedarf. Rate nicht.
Fachlich unterschiedliche Werte dürfen nicht zusammengelegt werden. Beispiel: Lebensalter und korrigiertes Alter können zwei getrennte Angaben sein. Das Wort „korrigiert“ allein reicht nicht als Löschanweisung.
9. Vorlage abnehmen
| Test | Eingabe | Erwartung |
|---|---|---|
| Normalfall | vollständige, eindeutige Angaben | richtige Felder und Ausgabeform |
| Fehlende Information | Aufgabe ohne Termin | keine erfundene Frist |
| Verneinung | „Kein Rückruf vereinbart“ | kein Rückruf als Aufgabe |
| Selbstkorrektur | „Dienstag, nein Mittwoch“ | Mittwoch; keine doppelte Aufgabe |
| Zwei verschiedene Werte | Lebensalter und korrigiertes Alter | beide Werte getrennt erhalten |
| Widerspruch | zwei abweichende Angaben ohne Auflösung | Klärungsbedarf |
| Fremdes Thema | sachfremder Absatz in der Quelle | nicht in das Zielfeld übernehmen |
| Wiederholung | dieselbe Eingabe erneut generieren | fachlich weiterhin richtig |
| Nachbearbeitung | nur ein Feld umformatieren | Inhalt erhalten; übrige Felder kontrolliert |
| Export | geprüfte Ausgabe nach Word | Überschriften, Tabellen und Platzhalter korrekt |
Dokumentieren Sie Vorlagenname, Datum, geänderte Regeln, verwendete Testfälle, Ergebnis und Freigabe. Bis zur Abnahme bleibt die Vorlage eine Testfassung.
10. Inhalt und Word-Ausgabe trennen
Der Feld-Prompt bestimmt die inhaltliche Aufgabe. Die Word-Ausgabevorlage bestimmt Briefkopf, Logo, Formatvorlagen und Einfügepositionen.
Die Ausgabemarke {{content}} steht für den gesamten erzeugten Inhalt. Weitere feldbezogene Marken hängen von den Systemschlüsseln ab. Prüfen Sie die Ausgabe nach einer Änderung von Schlüsseln oder Vorlagen erneut.
Ein Logo-Wechsel gehört in die Ausgabevorlage beziehungsweise das Ausgabeprofil. Er sollte nicht über eine Anweisung im fachlichen Prompt gelöst werden.
Beispiel: Softwareanleitung mit Screenshots
Ambivio kann aus einer gesprochenen Bedienungsbeschreibung einen Anleitungsentwurf erstellen. Die tatsächlichen Screenshots müssen separat aufgenommen und zugeordnet werden.
Eigene ergänzende Promptregeln:
Beschreibe nur ausdrücklich erläuterte Bedienungsschritte.
Erfinde keine Schaltflächen, Menüwege oder Bildschirmzustände.
Übernimm genannte Screenshot-Kennungen wie S01 unverändert.
Setze jeden Screenshot-Platzhalter in einen eigenen Absatz:
[Screenshot S01 ergänzen: beschriebener Bildinhalt]
Vergib für zusätzliche Bildwünsche keine S-Nummer, sondern schreibe:
[Bildwunsch: benötigter Bildinhalt]
Behaupte nicht, einen Screenshot gesehen zu haben.
Kennzeichne unklare Schritte als Klärungsbedarf.
Prüfen Sie den Text zusammen mit den echten Bildern in Word. Erst danach übertragen Sie die Anleitung in die Hilfe. Kontrollieren Sie Bildzuordnung, Überschriften, Alternativtexte, Links und das zum Ziel passende Logo.
Häufige Probleme
| Problem | Vorgehen |
|---|---|
| Ambivio ergänzt nicht genannte Fakten | Quellen kontrollieren, Ergänzungen ausschließen, Test wiederholen |
| Ein leeres Feld wird mit einem Normalbefund gefüllt | Verhalten bei fehlenden Angaben ausdrücklich regeln |
| Eine Korrektur steht zusätzlich zur alten Angabe | Quelle auf Eindeutigkeit prüfen, Zielwert korrigieren, alle betroffenen Felder prüfen |
| Der Text wird zu stark umformuliert | Erhaltungsgrad festlegen und Bereinigung begrenzen |
| Die Änderung betrifft den falschen Text | aktives Feld oder Markierung vor dem Auftrag prüfen |
| Ein übernommener Prompt funktioniert anders | produktabhängigen Kontext und Einbindung prüfen; erneut testen |
| Bilder fehlen im Export | Bilddateien und Kennungen außerhalb des Prompts prüfen |
| Das falsche Logo erscheint | Ausgabevorlage beziehungsweise Zielprofil prüfen |
Ambivio und Ambivio Voice unterscheiden
Diese Anleitung behandelt die Vorlagenarbeit in Ambivio. Ambivio Voice wurde im Webinar als gesonderte Diktierlösung angekündigt. Funktionen, Verfügbarkeit und Einrichtung von Voice müssen separat geprüft werden; sie werden hier nicht als bereits eingerichtete Funktionen vorausgesetzt.
Weiterführende Anleitung
Quellen und Prüfstand
Redaktioneller Entwurf vom 22.09.2026 auf Grundlage des egs-Webinars „Prompting für Dragon CoPilot, Fluency, Ambivio und alles andere“ vom 17.09.2026, besonders 34:27–41:06, sowie der egs-Vorlagenschulung vom 20.08.2026. Die ausführlichen Promptbeispiele sind eigene Ableitungen. Praktische Abnahme steht aus.