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Diktat aufnehmen

In Findentity Dictate können Sie ein Diktat direkt an einem stationären Diktierplatz oder zunächst auf einem mobilen Handdiktiergerät aufnehmen. Je nach Konfiguration wird das Diktat einer Akte zugeordnet und anschließend an eine Schreibkraft oder Spracherkennung übergeben.

Welche Aufnahmeart verwenden Sie?​

  • Stationäres Diktiermikrofon: Aufnahme startet unmittelbar in Findentity.
  • Mobiles Handdiktiergerät: Aufnahme erfolgt auf dem Gerät und wird später importiert.
  • Smartphone: Verwenden Sie Findentity Mobile Dictate.

Die Tastenbezeichnungen unterscheiden sich je nach Hersteller und Gerätekonfiguration. Im Vault sind insbesondere Start bei Grundig, EOL bei Philips und NEW bei OM System beziehungsweise Olympus dokumentiert.

Kurzanleitung für Endanwender​

1. Findentity starten​

Starten Sie Findentity Arbeitsplatz und prüfen Sie, ob Ihr Diktiergerät beziehungsweise Diktiermikrofon betriebsbereit ist.

Findentity-Programmsymbol

2. Akte auswählen​

Soll das Diktat zu einer Akte gespeichert werden, öffnen Sie diese über die Suchfunktion. Geben Sie beispielsweise Aktenzeichen oder Suchbegriff ein und wählen Sie den richtigen Datensatz.

Findentity-Suchfunktion zum Öffnen einer Akte

Je nach Einrichtung kann auch eine in einer Liste markierte oder zuletzt per RFID beziehungsweise Barcode identifizierte Akte verwendet werden. Kontrollieren Sie vor Aufnahmebeginn immer die angezeigte Zuordnung.

3. Neues Diktat starten​

Drücken Sie die für Neu, Start oder EOL konfigurierte Taste am Diktiergerät. Alternativ öffnen Sie in der Findentity-Funktionsleiste die Funktion zum Aufnehmen eines Diktats.

Je nach Arbeitsplatzkonfiguration können Sie vor oder nach der Aufnahme Angaben wie Diktatart, Priorität, Bearbeiter oder Spracherkennung festlegen.

4. Diktieren​

Sprechen Sie deutlich und mit gleichbleibendem Abstand zum Mikrofon. Vermeiden Sie Nebengeräusche. Wenn Spracherkennung verwendet wird, sprechen Sie Satzzeichen und Formatierungsbefehle entsprechend der eingesetzten Erkennungslösung.

5. Arbeitsanweisung als Infospur aufnehmen​

Soll ein Abschnitt nicht in den Text übernommen werden, verwenden Sie – sofern eingerichtet – die Taste Info, Anweisung oder VERBAL. Die konkrete Bedienung hängt vom Gerät ab.

6. Diktat beenden​

Beenden Sie die Aufnahme mit der dafür konfigurierten Taste. Prüfen Sie anschließend Akte, Diktatart, Priorität und Empfänger beziehungsweise Schreibkraft und speichern Sie das Diktat.

7. Ergebnis in der Diktatliste kontrollieren​

Öffnen Sie die Diktatliste und prüfen Sie, ob das neue Diktat vollständig, der richtigen Akte zugeordnet und mit dem vorgesehenen Status sichtbar ist.

Zuordnung kontrollieren

Wenn mehrere Akten geöffnet sind, wird das Diktat je nach Konfiguration der aktiven, markierten oder zuletzt identifizierten Akte zugeordnet. Prüfen Sie den Ziel-Datensatz vor dem Speichern.

Diktat mit mobilem Handdiktiergerät​

  1. Erstellen Sie die Aufnahme auf dem Gerät.
  2. Schließen Sie das Gerät an den PC an oder stellen Sie es in die Dockingstation.
  3. Öffnen Sie bei Bedarf die Registerkarte Diktatimport.
  4. Wählen Sie die Aufnahme und ergänzen Sie Verfasser, Priorität oder Spracherkennungsdienst.
  5. Ordnen Sie bei Bedarf eine Akte zu.
  6. Übernehmen Sie das Diktat in die Diktatliste und prüfen Sie das Ergebnis.

Eine ausführlichere Darstellung enthält die Kurzanleitung Findentity Dictate.

Zusätzliche Informationen für Fortgeschrittene​

Diktat ohne Akte​

Ist keine Akte geöffnet oder zugeordnet, kann Findentity abhängig von der Konfiguration ein Diktat ohne Aktenbezug anlegen. Ordnen Sie es anschließend in der Diktatliste dem richtigen Datensatz zu. In Umgebungen mit verpflichtender Aktenzuordnung steht diese Möglichkeit gegebenenfalls nicht zur Verfügung.

Dauermodus​

Die alte Findentity-Hilfe beschreibt einen Dauermodus für mehrere aufeinanderfolgende Akten. Verwenden Sie ihn nur, wenn der Bedienweg für die aktuelle Version geprüft wurde und jede Akte eindeutig identifiziert werden kann.

Einfügen und Überschreiben​

Je nach Diktiergerät können Sie an eine vorhandene Position springen und zwischen Einfügen und Überschreiben wechseln. Prüfen Sie die Anzeige am Gerät oder im Diktierfenster, bevor Sie weiter aufnehmen.

Front-End-Spracherkennung​

Bei entsprechend eingerichteter Front-End-Spracherkennung kann eine lange Betätigung der Neu-/EOL-Taste Dragon starten oder beenden. Dieses Verhalten ist geräte- und arbeitsplatzabhängig. Beachten Sie die Hinweise zur Dragon Front-End-Spracherkennung.

Diktatparameter​

Administrativ können Pflichtfelder und Vorgaben für Diktatart, Priorität, Verfasser, Bearbeiter oder Spracherkennung festgelegt sein. Siehe Diktatarten und Prioritäten.

Fehlerbehebung​

Aufnahme startet nicht​

Prüfen Sie Anschluss, ausgewähltes Audiogerät und Geräteprofil. Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsplatz als Diktatplatz eingerichtet ist.

Diktat ist der falschen Akte zugeordnet​

Öffnen Sie vor dem Start nur die benötigte Akte beziehungsweise aktivieren Sie eindeutig den Ziel-Datensatz. Prüfen Sie außerdem die zuletzt per Lesegerät identifizierte Akte.

Diktat erscheint nicht in der Liste​

Aktualisieren Sie die Diktatliste mit F5 und kontrollieren Sie aktive Filter. Prüfen Sie bei mobilen Geräten zusätzlich die Registerkarte Diktatimport.

Weiterführende Informationen​