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Akten und Datensätze anlegen und bearbeiten

Findentity verwaltet Akten, Kontakte, Verfahren oder andere Objekte als Datensätze in einem Profil. Der grundlegende Arbeitsablauf ist immer ähnlich: Profil wählen, Datensatz anlegen, Daten prüfen, speichern und später über die Suche wieder öffnen.

Voraussetzungen​

  • Das benötigte Profil ist eingerichtet.
  • Sie besitzen die Rechte zum Anlegen beziehungsweise Bearbeiten von Datensätzen.
  • Pflichtfelder und Regeln für eindeutige Werte sind bekannt.
  • Falls Findentity Finder verwendet wird, ist ein Standardlesegerät eingerichtet und ein geeigneter Transponder verfügbar.

Kurzanleitung für Endanwender​

1. Richtiges Profil wählen​

Öffnen Sie das Profil, in dem der neue Datensatz angelegt werden soll, beispielsweise Akten oder Kontakte. Die sichtbaren Felder und Registerkarten hängen vom Profil ab.

2. Neuen Datensatz öffnen​

Wählen Sie Neu beziehungsweise die im Menü angebotene Funktion für einen neuen Datensatz. In der alten Hilfe ist zusätzlich Strg+N dokumentiert; prüfen Sie diese Tastenkombination in Ihrem aktuellen Programmstand.

3. Daten eingeben​

Füllen Sie die vorgesehenen Felder aus. Beachten Sie den Datentyp:

  • In Datumsfelder gehört ein gültiges Datum.
  • Zahlenfelder sind für auswertbare Zahlen vorgesehen.
  • Auswahllisten sollten anstelle abweichender Freitexte verwendet werden.
  • Pflichtfelder müssen vor dem Speichern vollständig sein.

Verwenden Sie für Aktenzeichen oder andere Kennungen die in Ihrer Organisation festgelegte Schreibweise.

4. Vorhandene Datensätze prüfen​

Prüfen Sie vor dem Speichern, ob die Akte oder der Kontakt bereits existiert. Findentity kann abhängig von der Profilkonfiguration doppelte Feldwerte verhindern oder ähnliche Datensätze suchen.

5. Optional Transponder zuordnen​

Wenn Findentity Finder eingesetzt wird, bringen Sie den vorgesehenen Transponder am physischen Objekt an und legen Sie es auf das eingerichtete Standardlesegerät. Kontrollieren Sie, dass nicht versehentlich ein bereits zugeordneter Transponder verwendet wird.

6. Datensatz speichern​

Klicken Sie auf Speichern. Erst danach werden – abhängig vom Profil – weitere Bereiche wie Dokumente, Diktate, Aufgaben oder Workflow vollständig verfügbar.

7. Datensatz wiederfinden und öffnen​

Öffnen Sie Finden, wählen Sie das Profil und geben Sie ein eindeutiges Suchkriterium ein. Markieren Sie den Treffer und öffnen Sie ihn per Doppelklick oder über Öffnen.

Findentity-Suchfunktion mit Eingabefeldern und Trefferliste

8. Daten bearbeiten​

Ändern Sie nur die benötigten Werte und speichern Sie erneut. Kontrollieren Sie bei Änderungen an Aktenzeichen, Ordnernamen oder Verknüpfungen, ob Dokumente, Importe und Vorlagen betroffen sind.

Eindeutige Daten verwenden

Legen Sie keinen zweiten Datensatz an, nur weil eine vorhandene Akte nicht sofort gefunden wird. Löschen Sie alte Suchkriterien, suchen Sie mit weniger Angaben und prüfen Sie alternative Schreibweisen.

Zusätzliche Informationen für Fortgeschrittene​

Daten aus einem vorhandenen Datensatz übernehmen​

Die alte Hilfe beschreibt die Möglichkeit, beim Anlegen eines neuen Datensatzes ausgewählte Werte aus einem geöffneten Datensatz zu übernehmen. Verwenden Sie dies nur für tatsächlich wiederverwendbare Felder. Eindeutige Kennungen, Fristen und individuelle Statuswerte müssen anschließend kontrolliert beziehungsweise ersetzt werden.

Verknüpfte Datensätze​

Profile können miteinander verknüpft sein, etwa Akte, Mandant und Ansprechpartner. Prüfen Sie vor dem Neuanlegen eines verknüpften Kontakts, ob dieser bereits vorhanden ist. So bleiben Auswertungen, Vorlagen und Korrespondenz konsistent.

Registerkarten und Folgearbeiten​

Nach dem ersten Speichern können je nach Profil Dokumente, Diktate, Aufgaben, Notizen oder Workflows angelegt werden. Die nächsten typischen Schritte sind:

Akte schließen oder ablegen​

Eine fachlich abgeschlossene Akte sollte nicht vorschnell gelöscht werden. Nutzen Sie den organisatorisch vorgesehenen Status beziehungsweise ein Ablagefeld. Bei Findentity Finder kann der Transponder nach einer geprüften Ablage vom Datensatz getrennt und wiederverwendet werden, während der Datensatz erhalten bleibt.

Fehlerbehebung​

Datensatz lässt sich nicht speichern​

Prüfen Sie Pflichtfelder, Datentypen und Hinweise auf unzulässige Duplikate. Kontrollieren Sie außerdem Ihre Schreibrechte.

Datensatz wird nicht gefunden​

Entfernen Sie alte Suchkriterien, suchen Sie zunächst nur nach einem stabilen Merkmal und verwenden Sie weniger Zeichen. Weitere Hinweise enthält Suche, Filter und Listen.

Transponder wird nicht übernommen​

Prüfen Sie Standardlesegerät, Lesebereich und bestehende Zuordnung. Verwenden Sie den Transponder nicht für eine andere Akte, bevor die alte Zuordnung ordnungsgemäß aufgehoben wurde.