Akten kennzeichnen, bewegen und orten
Mit Findentity Finder können physische Akten über Transponder identifiziert und Standorten zugeordnet werden. Der vollständige Ablauf umfasst Kennzeichnung, Standortbuchung, Suche, Bewegung und gegebenenfalls Aussonderung.
Voraussetzungen
- Findentity Finder ist lizenziert und eingerichtet.
- Lesegeräte, Transponder und Standorte sind administrativ angelegt.
- Die elektronische Akte besitzt eine eindeutige Kennung.
- Der Benutzer darf Transponder zuordnen und Standortinformationen sehen.
Transponder einer Akte zuordnen
- Öffnen Sie die richtige Akte und prüfen Sie Aktenzeichen und Name.
- Starten Sie die Funktion zur Transponderzuordnung.
- Halten oder legen Sie den neuen Transponder entsprechend dem verwendeten Lesegerät auf.
- Kontrollieren Sie die angezeigte Transponderkennung.
- Speichern Sie die Zuordnung und bringen Sie den Transponder eindeutig an der physischen Akte an.
- Führen Sie eine Testsichtung am vorgesehenen Standort durch.
Ein Transponder darf nicht gleichzeitig mehreren aktiven Akten zugeordnet sein. Prüfen Sie bei wiederverwendeten Transpondern zuerst, ob eine alte Zuordnung vollständig aufgehoben wurde.
Screenshot-Empfehlung: Zeigen Sie eine Testakte im Dialog zur Transponderzuordnung. Sichtbar sein sollten Aktenkennung, gelesene Transponder-ID und Speichern; reale personenbezogene Daten sind zu vermeiden.
Aktenbewegung erfassen
Je nach Installation wird ein Standort durch Lesepunkt, Raum, Regal, Arbeitsplatz oder Benutzer repräsentiert. Buchen Sie eine Akte beim Übergang an den vorgesehenen neuen Standort. Nur konsequent erfasste Bewegungen ergeben eine zuverlässige Historie.
Bei Sammelbewegungen prüfen Sie nach dem Einlesen die Anzahl und achten auf unbekannte oder doppelt erfasste Kennungen. Nicht erkannte Akten sollten separat nachbearbeitet werden.
Akte finden
- Suchen Sie die elektronische Akte über Aktenzeichen oder Name.
- Öffnen Sie die Finder-/Standortinformation.
- Prüfen Sie letzten bekannten Standort, Zeitpunkt und gegebenenfalls den letzten Bearbeiter.
- Verwenden Sie bei mobiler beziehungsweise räumlicher Suche das dafür eingerichtete Lesegerät.
- Bestätigen oder korrigieren Sie den Standort nach dem Auffinden.
Screenshot-Empfehlung: Eine Standortansicht sollte letzten Lesepunkt, Zeitstempel und Bewegungshistorie zeigen. Ein separates Foto oder Schema kann die praktische Haltung des Lesegeräts bei der Suche erklären.
Inventur und Aussonderung
Bei einer Inventur werden erwartete und tatsächlich gelesene Akten abgeglichen. Bearbeiten Sie Abweichungen in getrennten Gruppen: nicht gefunden, falscher Standort, unbekannter Transponder und doppelte Zuordnung.
Vor dem Archivieren oder Vernichten einer physischen Akte ist die Transponderzuordnung nach den internen Regeln aufzuheben. Kennzeichnen Sie einen wiederverwendbaren Transponder erst danach als frei.
Häufige Probleme
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Transponder wird nicht gelesen | Lesegerät, Anschluss, Reichweite, Ausrichtung und möglichen Defekt prüfen. |
| Standort ist veraltet | Bewegungshistorie prüfen und die Akte am tatsächlichen Standort neu buchen. |
| Kennung ist bereits vergeben | Alte Aktenzuordnung ermitteln; nicht einfach überschreiben. |
| Benutzer sieht keinen Standort | Profil- und Standortberechtigung durch die Administration prüfen lassen. |
| Inventur enthält unbekannte Kennungen | Transponder separat erfassen und Zuordnung anhand kontrollierter Unterlagen klären. |
Gerätebezeichnungen und Buchungsabläufe unterscheiden sich zwischen Finder-Installationen. Die konkrete Anleitung sollte mit den vor Ort eingesetzten Lesegeräten und einer Testakte bebildert werden.