Findentity: zentrale Arbeitsabläufe
Diese Übersicht ordnet einzelne Findentity-Funktionen zu vollständigen Arbeitsabläufen. Beginnen Sie bei Ihrer Aufgabe und folgen Sie den verknüpften Schritten bis zum Abschluss.
Akten und Informationen
| Arbeitsablauf | Anleitung | Typische Schritte |
|---|---|---|
| Akte bearbeiten | Akten anlegen und bearbeiten | Profil wählen → Akte anlegen → Dubletten prüfen → speichern → ändern → ablegen |
| Information wiederfinden | Suchen, filtern und Listen verwenden | Suchbereich wählen → Kriterien setzen → Treffer prüfen → Akte oder Dokument öffnen |
| Physische Akte orten | Akten kennzeichnen, bewegen und orten | Transponder zuordnen → Standort buchen → suchen → Inventur/Aussonderung |
Dokumente und Zusammenarbeit
| Arbeitsablauf | Anleitung | Typische Schritte |
|---|---|---|
| Posteingang bearbeiten | Dokumente erfassen, zuordnen und ablegen | scannen/importieren → Akte zuordnen → bearbeiten → recherchieren → archivieren |
| Aufgaben steuern | Aufgaben, Fristen und Workflows bearbeiten | anlegen → zuweisen → erinnern → bearbeiten → abschließen/Wiedervorlage |
| Vorlage verwenden | Vorlagen erstellen und verwenden | vorbereiten → Felder einfügen → freigeben → aus Akte füllen → prüfen/ablegen |
| E-Mail verschicken | E-Mail aus Findentity versenden | Empfänger wählen → Vorlage/Inhalt prüfen → Anhänge ergänzen → senden/ablegen |
Diktat und Spracherkennung
| Arbeitsablauf | Anleitung | Typische Schritte |
|---|---|---|
| Diktat anlegen | Diktat aufnehmen | Profil/Akte wählen → aufnehmen/importieren → prüfen → übergeben |
| Diktat bearbeiten | Diktate wiedergeben, korrigieren und abschließen | auswählen → abhören → Text korrigieren → prüfen → fertigstellen |
| Automatisch erkennen | Back-End-Spracherkennung einrichten und nutzen | Profil zuordnen → Erkennung starten → Status prüfen → korrigieren → lernen |
Einrichtung und Administration
| Thema | Anleitung |
|---|---|
| Profile und Rechte | Profile anlegen und ändern |
| Findentity Dictate | Installation und Administration |
| E-Mail-Konto | Postfach einrichten und mit Findentity-Bereichen verknüpfen |
| Datenübernahme | Daten in Findentity importieren |
| Aktualisierung und Hilfe | Downloads, Updates und Support |
Endanwender oder Administration?
Die tägliche Bearbeitung steht jeweils am Anfang der Anleitungen. Abschnitte zu zentraler Einrichtung, Rollen, Servern oder Workflow-Vorlagen richten sich an autorisierte Personen.
Empfohlene Reihenfolge bei einer Neueinrichtung
- System und benötigte Module installieren.
- Profile, Rollen und Rechte einrichten.
- Aktenprofile, Vorlagen und Eingangswege mit Testdaten prüfen.
- Diktat-, Dokument-, Aufgaben- und E-Mail-Abläufe jeweils vollständig testen.
- Erst danach Benutzer freischalten und produktive Daten übernehmen.