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Aufgaben, Fristen und Workflows bearbeiten

Aufgaben, Aktivitäten und Workflows verbinden Akten, Dokumente, Termine und verantwortliche Personen zu einem nachvollziehbaren Arbeitsablauf.

Eine Aufgabe anlegen und zuweisen​

  1. Öffnen Sie die betroffene Akte oder das Dokument.
  2. Wählen Sie die Funktion zum Anlegen einer Aufgabe oder Aktivität.
  3. Erfassen Sie einen eindeutigen Betreff und beschreiben Sie das erwartete Ergebnis.
  4. Wählen Sie verantwortliche Person oder Gruppe.
  5. Setzen Sie Fälligkeit, Priorität und – falls erforderlich – eine Erinnerung.
  6. Verknüpfen Sie die Aufgabe mit Akte und Dokument.
  7. Speichern Sie und prüfen Sie den Eintrag in Ihrer Aufgabenliste.

Screenshot-Empfehlung: Zeigen Sie den Dialog zum Anlegen einer Aufgabe mit markierten Feldern für Betreff, Zuständigkeit, Fälligkeit, Erinnerung und Aktenbezug. Verwenden Sie eine neutrale Testakte.

Offene Aufgaben bearbeiten​

Öffnen Sie Ihre Aufgabenliste und grenzen Sie diese bei Bedarf nach Zustand, Zuständigkeit oder Fälligkeit ein. Dokumentieren Sie Zwischenschritte in der Aufgabe, statt parallele Notizen außerhalb von Findentity zu führen. Bei einer Übergabe ändern Sie die Zuständigkeit und ergänzen einen kurzen Übergabevermerk.

Eine Aufgabe sollte erst auf erledigt gesetzt werden, wenn das beschriebene Ergebnis erreicht und erforderliche Dokumente abgelegt sind. Falls später erneut gearbeitet werden muss, legen Sie eine Wiedervorlage oder Folgeaufgabe mit neuem Termin an.

Fristen und Termine​

Erfassen Sie das maßgebliche Datum, die verantwortliche Person und einen verständlichen Grund. Kontrollieren Sie Fristen in den vorgesehenen Listen und nicht nur über persönliche Erinnerungen.

Fristenkontrolle

Software-Erinnerungen ersetzen keine organisatorisch vorgeschriebene Fristenkontrolle. Verwenden Sie die in Ihrem Unternehmen festgelegten Kontroll- und Vertretungsregeln.

Wiederkehrende Abläufe als Workflow​

Ein Workflow eignet sich, wenn mehrere Schritte regelmäßig in derselben Reihenfolge durchgeführt werden, zum Beispiel Eingang prüfen → Sachbearbeitung → Freigabe → Versand → Ablage.

Für Endanwender gilt:

  1. Workflow an der vorgesehenen Akte oder am Dokument starten.
  2. Den aktuell zugewiesenen Schritt bearbeiten.
  3. Ergebnis und erforderliche Angaben vollständig erfassen.
  4. Schritt abschließen und die nächste Zuständigkeit kontrollieren.
  5. Am Ende prüfen, ob Dokumente, Aufgaben und Status vollständig sind.

Die Einrichtung oder Änderung einer Workflow-Vorlage gehört in die Administration. Dort werden Schritte, Reihenfolge, Rollen, Bedingungen und Eskalationen definiert und zunächst mit Testdaten geprüft.

Screenshot-Empfehlung: Eine Workflow-Übersicht sollte den aktuellen Schritt, erledigte Schritte, nächste Zuständigkeit und Fälligkeit zeigen. Ein zweiter Screenshot kann den Administrationsdialog für Schritte und Rollen dokumentieren; versionsabhängige Feldnamen sind dabei zu prüfen.

Häufige Probleme​

ProblemLösung
Aufgabe fehlt in der eigenen ListeZuständigkeit, Filter und Status prüfen.
Erinnerung erscheint nichtTermin, Benutzerprofil und Benachrichtigungseinstellungen kontrollieren lassen.
Aufgabe kann nicht abgeschlossen werdenPrüfen, ob Pflichtfelder oder ein vorheriger Workflowschritt fehlen.
Nächster Bearbeiter ist falschWorkflow nicht mehrfach starten; Zuständigkeit durch eine berechtigte Person korrigieren lassen.
Vertretung sieht Aufgaben nichtRollen-, Gruppen- und Vertretungsregelung durch die Administration prüfen lassen.

Weiterführende Anleitungen​