Dokumente erfassen, zuordnen und ablegen
Dieser Arbeitsablauf beschreibt den Weg eines eingehenden Dokuments: Es wird übernommen, einer Akte zugeordnet, bearbeitet, wiedergefunden und schließlich archiviert. Welche Schaltflächen sichtbar sind, hängt von Profil, Rechten und installierten Modulen ab.
Voraussetzungen
- Die zugehörige Akte ist vorhanden oder darf neu angelegt werden.
- Ein Eingangsweg ist eingerichtet, zum Beispiel Scanner, überwachte Ordner, E-Mail oder Fax.
- Sie besitzen Rechte für Dokumente, Zuordnungsliste und die betroffene Akte.
Kurzanleitung: vom Eingang in die Akte
- Öffnen Sie den Posteingang oder die Zuordnungsliste.
- Markieren Sie das neue Dokument und prüfen Sie Absender, Betreff, Datum und Seitenzahl.
- Suchen Sie die passende Akte über Aktenzeichen, Name oder ein anderes eindeutiges Merkmal.
- Ordnen Sie das Dokument der Akte und – falls vorgesehen – einem Dokumentenordner oder Dokumenttyp zu.
- Ergänzen Sie einen aussagekräftigen Titel sowie optionale Angaben wie Dokumentdatum, Schlagwörter oder Bearbeitungsstatus.
- Legen Sie bei notwendiger Weiterbearbeitung eine Aufgabe oder Frist an.
- Speichern Sie die Zuordnung und kontrollieren Sie das Dokument anschließend in der Akte.
Öffnen Sie bei gleichnamigen Personen vor dem Ablegen kurz die Akte. Aktenzeichen oder weitere Stammdaten sind zuverlässiger als der Name allein.
Dokumente einscannen
Beim Scannen kann Findentity je nach Einrichtung einen Scanner direkt ansprechen oder Dateien aus einem überwachten Ordner übernehmen. Prüfen Sie vor dem Speichern:
- Lesbarkeit, Ausrichtung und vollständige Seitenfolge,
- richtige Trennung mehrerer Schreiben,
- sinnvollen Dokumenttitel und Dokumenttyp,
- Zuordnung zur richtigen Akte.
Screenshot-Empfehlung: Direkt nach dem ersten Absatz dieses Abschnitts ist eine Aufnahme des Scan-/Importdialogs hilfreich. Sie sollte Quelle, Vorschau, Seitenübersicht und die Aktion zur Übergabe an die Zuordnungsliste zeigen. Personenbezogene Daten müssen unkenntlich gemacht oder durch Testdaten ersetzt werden.
Dokumente bearbeiten und wiederfinden
Öffnen Sie ein abgelegtes Dokument über die Dokumentliste der Akte. Je nach Dateityp und Berechtigung können Sie es anzeigen, öffnen, bearbeiten, kopieren, versenden oder in einen anderen Ordner verschieben.
Für eine aktenübergreifende Suche verwenden Sie die Dokumentensuche. Kombinieren Sie möglichst wenige eindeutige Kriterien, zum Beispiel Zeitraum, Dokumenttyp, Titelbestandteil und Akte. Eine Volltextsuche funktioniert nur, wenn der Inhalt indexiert oder zuvor per OCR erkannt wurde.
Screenshot-Empfehlung: Zeigen Sie die Dokumentliste innerhalb einer Testakte mit Spalten für Titel, Typ, Datum und Status. Markieren Sie Suche/Filter und die Aktion zum Öffnen; verzichten Sie auf echte Mandanten- oder Patientendaten.
Verschieben, entfernen und archivieren
Verschieben Sie Dokumente nur, wenn die fachliche Zuordnung falsch ist oder die Ablagestruktur geändert wurde. Kontrollieren Sie danach Quell- und Zielakte. Löschen oder endgültiges Entfernen sollte auf berechtigte Rollen beschränkt und nach den geltenden Aufbewahrungsregeln erfolgen.
Das Archivieren einer Akte ist vom Ablegen eines einzelnen Dokuments zu unterscheiden: Beim Archivieren endet in der Regel der aktive Vorgang, die Dokumente bleiben jedoch recherchierbar. Prüfen Sie zuvor offene Aufgaben, Fristen und nicht zugeordnete Eingänge.
Häufige Probleme
| Problem | Mögliche Ursache und Lösung |
|---|---|
| Dokument erscheint nicht im Posteingang | Eingangsordner, Scannerübergabe oder Importdienst durch die Administration prüfen lassen. |
| Die richtige Akte wird nicht gefunden | Suche mit Aktenzeichen oder weniger Kriterien wiederholen; gegebenenfalls zuerst die Akte anlegen. |
| Volltextsuche liefert keinen Treffer | Prüfen, ob das Dokument textbasiert ist und OCR/Indexierung abgeschlossen wurde. |
| Dokument lässt sich nicht verschieben | Fehlende Rechte oder gesperrtes Dokument; zuständige Administration ansprechen. |
| Dokument ist der falschen Akte zugeordnet | Nicht erneut importieren. Vorhandenen Eintrag kontrolliert verschieben und beide Akten prüfen. |