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E-Mail aus Findentity verschicken

Mit Findentity Office können Sie eine E-Mail direkt aus einer Akte oder einem Datensatz erstellen. Abhängig von der Konfiguration werden Empfänger aus der Akte vorgeschlagen und die gesendete Nachricht wieder zur Akte gespeichert.

Voraussetzungen​

  • Für Ihren Benutzer ist mindestens ein sendefähiges E-Mail-Konto freigeschaltet.
  • In der Akte ist eine gültige E-Mail-Adresse vorhanden oder Sie kennen die Empfängeradresse.
  • Für Anhänge besitzen Sie die erforderlichen Leserechte.

Fehlt ein Absenderkonto, wenden Sie sich an Ihre Findentity-Administration. Die technische Einrichtung ist unter E-Mail-Postfach einrichten beschrieben.

Kurzanleitung für Endanwender​

1. Akte oder Datensatz öffnen​

Öffnen Sie die Akte, zu der die E-Mail gespeichert werden soll. Prüfen Sie, dass die richtige Akte im Vordergrund steht.

2. E-Mail erstellen​

Öffnen Sie die E-Mail-Funktion der Akte. Möchten Sie ein vorhandenes Dokument mitsenden, markieren Sie es vorher und wählen Sie die Funktion zum Versand als E-Mail-Anhang.

Findentity öffnet den Postausgang. Je nach Konfiguration können Empfängeradressen aus der Akte bereits vorgeschlagen werden.

3. Empfänger auswählen​

Tragen Sie die Empfänger direkt ein oder öffnen Sie An, Cc beziehungsweise Bcc. Wählen Sie die gewünschte Adresse und übernehmen Sie sie in die Nachricht.

Prüfen Sie vor dem Versand besonders sorgfältig:

  • Empfänger und Verteiler
  • Verwendung von Cc oder Bcc
  • Betreff
  • Inhalt und Grußformel
  • Anzahl und Inhalt der Anhänge

4. Absenderkonto prüfen​

Sind mehrere Konten freigeschaltet, öffnen Sie Von und wählen Sie das vorgesehene Versandkonto. Verwenden Sie bei vertraulichen oder mandatsbezogenen Nachrichten nur das organisatorisch freigegebene Konto.

5. Nachricht und Anhänge fertigstellen​

Schreiben Sie den Nachrichtentext. Ergänzen oder entfernen Sie Anhänge über die entsprechenden Schaltflächen oder – sofern freigeschaltet – per Drag-and-drop.

Aktivieren Sie eine automatische PDF-Konvertierung nur, wenn die Empfänger die bearbeitbaren Originaldateien nicht benötigen und das Ergebnis vorab geprüft werden kann.

6. Senden oder zur Prüfung bereitstellen​

Klicken Sie auf Senden, wenn die Nachricht unmittelbar versandt werden darf. Verwendet Ihre Organisation eine Freigabe oder einen gebündelten Versand, legen Sie die Nachricht stattdessen im Postausgang ab.

7. Versand kontrollieren​

Prüfen Sie, ob die Nachricht ohne Fehler versandt und der richtigen Akte zugeordnet wurde. Nicht versandte Nachrichten können je nach Programmstand in der Postausgangsliste hervorgehoben bleiben.

Vertrauliche Inhalte

Kontrollieren Sie Empfänger und Anhänge unmittelbar vor dem Versand. Beachten Sie die Datenschutz- und Verschlüsselungsvorgaben Ihrer Organisation.

Zusätzliche Informationen für Fortgeschrittene​

Schnellbausteine​

Wiederkehrende Texte können als Schnellbausteine hinterlegt werden. In der alten Findentity-Hilfe ist beschrieben, dass ein Baustein über eine Abkürzung und die Taste F3 eingefügt werden kann. Prüfen Sie diesen Bedienweg vor der Nutzung in Ihrem aktuellen Programmstand.

Textvorlagen​

Je nach Konfiguration können Findentity-Textvorlagen in den E-Mail-Text übernommen werden. Bereits vorhandener Text kann dabei überschrieben werden. Kontrollieren Sie deshalb den vollständigen Nachrichtentext nach dem Einfügen.

Postausgang und Freigabe​

Der Postausgang ermöglicht es, Nachrichten als Entwurf zu speichern, zu prüfen, freizugeben oder gesammelt zu versenden. Welche Rollen senden oder freigeben dürfen, richtet sich nach Ihrer Konfiguration.

Versandkonto und Aktenzuordnung​

Welche Absenderkonten angeboten werden, wird in den E-Mail-Kontoeinstellungen festgelegt. Für die automatische Aktenzuordnung muss das Konto für den Bereich Akte aktiviert sein. Weitere Hinweise enthält E-Mail-Postfach mit Findentity verknüpfen.

Fehlerbehebung​

Kein Versandkonto vorhanden​

Das Konto ist möglicherweise nicht sendefähig, nicht als Standardkonto eingerichtet oder nicht für den Bereich Akte aktiviert. Wenden Sie sich an die Administration.

Empfänger wird nicht vorgeschlagen​

Prüfen Sie, ob im geöffneten Datensatz eine gültige Adresse in einem als E-Mail-Feld konfigurierten Datenfeld gespeichert ist.

Nachricht bleibt im Postausgang​

Prüfen Sie Status, Freigabe und sichtbare Fehlermeldungen. Dokumentieren Sie Zeitpunkt, Absenderkonto und Empfänger, bevor Sie den Support einschalten. Versenden Sie die Nachricht nicht wiederholt, ohne vorher zu prüfen, ob sie bereits zugestellt wurde.

Weiterführende Informationen​